Por  Eduardo Llaguno Velasco

Tiempo aproximado de lectura 9 minutos

Dirigido a ejecutivos de TI

El Portafolio es un instrumento base para lograr un enfoque estratégico en la gestión de áreas de TI.

En un área de sistemas o de Tecnologías de Información (TI), se maneja un alto nivel de complejidad al tener que gestionar: personal, estrategia, equipos, redes, tendencias, presupuestos, etc. El gran problema que viene con esta complejidad es mantener clara y simple la comunicación entre la organización y el equipo. Con mucha frecuencia el resto del personal de la empresa no entiende al de tecnología, pero el problema no termina ahí, pues con frecuencia dentro del área de tecnología las personas que desarrollan software no entienden de redes y servidores y los que administran la infraestructura no entienden de desarrollo o entienden pero no es su prioridad.

Dos recursos importantes que ayudan a lidiar con la complejidad que implica la gestión de esto son: DevOps, un conjunto de practicas que busca conectar de forma funcional a los desarrolladores con los operadores y los Portafolios de recursos de TI (IT-RPM), que si bien es un recurso simple requiere una continua administración y es de lo que platicaremos el día de hoy.

Las organizaciones tienen Portafolios de recursos como activos y como proyectos, sin embargo de lo que hablamos en esta ocasión es de un sub-conjunto de estos grandes portafolios que requiere de un tratamiento particular por lo que no es recomendable usar herramientas corporativas para este propósito pues es necesario un enfoque holístico de TI.

¿Que es un Portafolio de recursos de TI?

Es una cartera de recursos de Tecnologías de Información, donde incluimos todo lo que es administrable, esta lista incluye:

• Nombre del recurso (que sea claro).
• Dominio: Cómputo, Redes, Software, Licencias, Proyectos.
• Estrategia a la que facilita ya sea interna del área y/o de la empresa.
• Costo total incluyendo su adquisición, mantenimiento, renta, servicio, etc.
• Valor que ofrece a la organización.
• Riesgos que implica, incluyendo su dependencia.
• Fecha de inicio.
• Fecha de terminación.

El portafolio puede ser tan complejo como una base de datos con diversas vistas y ágil manejo de la información, sin embargo aquí comenzaremos con el enfoque más simple, que será usando una pequeña hoja de cálculo que puede ser como en la siguiente imagen.

Es importante manejar el mínimo de información útil y los detalles dejarlos en sistemas especializados de control de activos, personal, proyectos entre otros. Pero si estos no existen, entonces comenzaremos con este esquema para tener control de nuestros recursos.

El recurso mas importante en un área de TI es el humano, nuestro personal es el que nos permitirá tener un eficiente y exitoso manejo de los recursos del área, no pretende deshumanizar al personal al ponerlo junto a equipos y proyectos, lo que busca es exponerlos y mostrar el valor que proveen, no solo su valor técnico o tecnológico, sino su valor funcional al negocio. Los datos del valor que proveen los recursos pueden ser subjetivos, en el caso del personal es casi inevitable que lo sea, y para comenzar un Portafolio de Recursos de TI la subjetividad es inevitable e incluso necesaria. Cuando utilicemos esta herramienta para comunicar al área y a la empresa, deben transparentarse las percepciones, solo así tendremos nosotros y nuestro personal la capacidad de cambiar una percepción equivocada. Igualmente puede ser intangible el valor o el riesgo, pero es importante dar una calificación subjetiva y comprensible que propicie la oportunidad de que se convierta en un dato objetivo y sólido.

Gestión

La “Administración de Portafolios” es una de las funciones más importantes en la “Gestión estratégica de TI”. El portafolio de TI contiene todos los proyectos, personal, sistemas e infraestructura de tal forma que podemos ver a su administración como una maquinaria compleja de engranes que requiere:

• Movimiento y agilidad
• Mantenimiento
• Reemplazos
• Visibilidad

La gestión del portafolio es responsabilidad de un grupo o departamento que tiene la tarea de tomar decisiones sobre la asignación de recursos. El objetivo de un administrador de portafolio es garantizar que la organización aproveche al máximo sus recursos disponibles y, de está forma, logre sus objetivos.

Hay tres tipos principales de administración de portafolios:

• Gestión de cartera de proyectos (PM).
• Gestión de cartera de sistemas (SPM).
• Gestión de cartera de operaciones (OPM).

Los tres comparten algunas similitudes, pero su enfoque difiere. Por ejemplo, mientras que SPM se ocupa principalmente de la infraestructura y las aplicaciones de TI, OPM se centra en la gestión de procesos empresariales (BPM). Aunque requerimos una administración especializada para los diversos recursos, es fundamental tener un Portafolio consolidado y simple que nos deje generar una imagen unificada de TI, el valor que provee, su ejecución y visión de futuro.

La gestión de recursos humanos es un aspecto que a menudo se pasa por alto en la gestión del portafolio, pero es importante porque puede determinar el éxito o el fracaso de un equipo. Los líderes pueden contratar personas con conjuntos de habilidades relevantes que hayan trabajado anteriormente en responsabilidades similares para optimizar este recurso. También pueden usar métricas como la diversidad de conjuntos de habilidades para medir qué tan bien lo están haciendo, tanto en la contratación de recursos humanos como en la asignación dentro del área. Sin embargo aunque es delicado reflejar en un portafolio al personal y su valor, es necesario, pues nos da la claridad de como los administramos y les da oportunidad a ellos de mejorar la percepción que se tiene de ellos.

La gestión de este portafolio es la tarea de administrar los recursos de TI de manera eficiente. Se hace analizando y rastreando la cartera de recursos actual, y también considerando los cambios futuros que pueden ser necesarios para hacer frente a las cargas de trabajo cambiantes.

Un plan eficiente, proporcionará una comprensión clara de qué recursos se requieren para cada proyecto o sistema, sus costos, cuánto tiempo llevará completar la tarea junto con otra información relevante.

La gestión del portafolio de recursos de TI (IT-RPM) es un proceso de prestación de servicios de TI que se utiliza para gestionar el riesgo y la complejidad asociados con la entrega de proyectos de TI.

Las necesidades y servicios del negocio se aterrizan generalmente por proyecto, un proyecto tiene su propio presupuesto, objetivos, plazos y otros criterios que lo definen. Manejar las limitaciones de estas cosas puede ser difícil para una organización. Es por ello la importancia de visualizar de una forma completa u holística el manejo de proyectos, presupuestos y resultados.

La administración o gestión del portafolio debe mantener un documento vivo, que sirva en todo momento de entendimiento de la complejidad que administramos así como de lo que está por venir. Permite agregar en nuestra agenda actividades importantes para mejorar el “Indice de Desperdicio Tecnológico” y lograr un desempeño alto  con el menor costo posible.

Cuadro de Riesgo – Valor

Cada recurso requiere información mínima que mostramos al inicio del artículo y donde mencionamos: Riesgo y Valor, podemos verlos en una matriz simple de 4 cuadrantes que llamamos Cuadro Riesgo-Valor. Este cuadro es un mapa que nos permite visualizar que elementos administramos y que importancia estratégica tienen. Los recuadros de arriba son muy cambiantes, el cuadro de “Obsoletos” es un aviso urgente para eliminarnos de nuestra administración cuidando el no afectar al negocio, estos recursos tienen un “Indice de Desperdicio de Tecnologías de Información” o ITWI por sus siglas en inglés (Information Technology Waste Index) muy malo o bajo, provocando pérdidas económicas innecesarias a la empresa. El cuadrante de “Operaciones” es el que mas recursos tiene y el que normalmente representa el mayor costo de un área de Tecnología.

La forma gráfica de visar los recursos que tenemos es con un simple diagrama de cuatro cuadrantes, donde el  valor  lo vemos en el eje vertical y el riesgo lo vemos en el eje horizontal.

Los cuadrantes de recursos son:

• Alto Potencial: Recursos que prometen en el futuro un gran beneficio para la organización. Difícil calcular su ITWI.
• Estratégicos: Recursos dentro de lo que estamos atendiendo en el año y que son considerados estratégicos para TI y/o para la empresa. Difícil calcular su ITWI.
• Operación: Recursos que empleamos continuamente, son aquella maquinaria que mantiene a la empresa en movimiento y de la cual depende para operar. Su ideal es mantener un ITWI de 1.
• Obsoletos: Recursos que deben detenerse y salir de la organización. Tienden a tener un ITWI muy bajo.

Movimientos

Los recursos deben quedar en el lugar correcto, debemos poner atención en su evolución, cuando llegan al cuadro de Obsoletos, deben poder ser sustituidos o simplemente eliminados. El flujo de elementos del portafolio sería como se muestra a continuación:

• Los proyectos de alto potencial, una vez demostrando su valor pueden pasar a ser proyectos estratégicos de otra forma se desechan y pasan a ser obsoletos.
• Los proyectos estratégicos una vez funcionando pasan a su etapa de operación y se vuelven sistemas de legado. Los que no cumplen con el valor prometido pasan a ser desechados al cuadrante de obsoletos.
• Los proyectos que pasan de ser Operación a Obsoletos y deben entrar en un proceso de salida, que no afecte al negocio.

En nuestra planeación para el futuro, es importante visualizar claramente los recursos “obsoletos” pues mantenerlos en existencia puede generar:

• Alto riesgo.
• Alto costo.
• Distracción del equipo para hacer el trabajo que importa.

• ¿Que pasa si no lo hacemos?

Pueden ser diversas las razones para no crear y administrar un “Portafolio de Recursos de TI”, pero pueden ser:

• No sabía que existía.
• No tengo estrategia o peor aun, la empresa no tiene una.
• Creo que no controlo la estrategia.
• No puedo contar con la información.
• No tomo las decisiones.

Al no contar con un Portafolio reducimos nuestras capacidades:

• Falta de comunicación interna con nuestro equipo.
• Falta de comunicación con otras áreas y con la dirección.
• Dificultad para solicitar de forma justificada recursos .
• Dificultad para explicar la situación presente ante una eventualidad.
• Falta de claridad personal de todo lo que se administra.
• Alto Indice de desperdicio de Tecnología.

Conclusión

Un portafolio es solo una “herramienta” que bien manejada permite manejar ágilmente la ejecución y la planeación de la estrategia de TI de una organización.

Mas adelante platicaremos de la estrategia, sin embargo la base de una buena estrategia es el control y conocimiento de los recursos que tenemos.

Como herramienta puede ser muy útil para comunicar las acciones presentes y futuras del área, nos brinda entendimiento del valor que generamos, así como visibilidad para el equipo y para la empresa, agregando solidez o cambios en nuestro mapa de recursos de TI.

Algunas razones para preocuparse por contar con un “Portafolio de Recursos de TI”son:

• Entender donde estamos parados como área de TI y dentro de la empresa.
• Entender a donde nos dirigimos y porqué, como área de TI y como empresa.
• Darle peso y balance a los recursos que usualmente no tienen visibilidad.
• Darle un lugar claro dentro del engranaje de TI a TI.
• Darle un lugar a TI dentro de la empresa.
• Comunicar de forma simple el valor que provee el área de TI a otras áreas.

Aunque podemos comenzar con un ejercicio simple usando una hoja de cálculo es importante mantenerlo simple siempre. No sustituye herramientas y metodologías especializadas para la gestión de proyectos, activos y personal, pero si les permite reflejar el valor que proveen.

No existe una forma simple de administrar la tecnología, es un área cuyo trabajo se ve como “administración de las complejidades”, pero podemos buscar la manera de simplificar la visibilidad de lo que administramos.